CHỈ DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU

Chương 1. YÊU CẦU VỀ CHỈ ĐỊNH THẦU - Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

Mục 1. Nội dung gói thầu

1. Bên mời thầu Công ty TNHH MTV Động cơ & Máy Nông nghiệp Miền Nam  mời nhà thầu nhận HSYC gói thầu Tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình thuộc dự án Đầu tư chiều sâu - nâng cao năng lực sản xuất Động cơ Diesel và máy kéo cỡ nhỏ.

2. Thời gian thực hiện hợp đồng là: 150 ngày.

3. Nguồn vốn để thực hiện gói thầu: Vốn cấp từ Tổng Công ty Máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam.

Mục 2. HSYC và giải thích, làm rõ, sửa đổi HSYC

1. HSYC bao gồm các nội dung được liệt kê tại Mục lục của HSYC này. Việc kiểm tra, nghiên cứu các nội dung của HSYC để chuẩn bị HSĐX thuộc trách nhiệm của nhà thầu.

2. Trường hợp nhà thầu muốn được giải thích, làm rõ HSYC thì phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX 03 ngày.

Sau thời gian 01 kể từ khi nhận được văn bản yêu cầu làm rõ HSYC theo quy định nêu trên, bên mời thầu sẽ có văn bản trả lời gửi cho nhà thầu hoặc mời nhà thầu đến để làm rõ HSYC.

3. Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh phạm vi DVTV hoặc các nội dung yêu cầu khác, bên mời thầu sẽ tiến hành sửa đổi HSYC (bao gồm cả việc gia hạn thời hạn nộp HSĐX, nếu cần thiết) bằng cách gửi văn bản sửa đổi HSYC đến nhà thầu nhận HSĐX trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX 02 ngày. Tài liệu này là một phần của HSYC. Nhà thầu phải thông báo cho bên mời thầu là đã nhận được các tài liệu sửa đổi đó bằng một trong những cách sau: gửi văn bản trực tiếp, theo đường bưu điện, fax hoặc e-mail.

Mục 3. Chuẩn bị HSĐX

1. Ngôn ngữ sử dụng

HSĐX cũng như tất cả các văn bản, tài liệu trao đổi giữa bên mời thầu và nhà thầu liên quan đến việc chỉ định thầu phải được viết bằng tiếng Việt Nam.

2. HSĐX do nhà thầu chuẩn bị phải bao gồm những nội dung sau:

a) Đơn đề xuất chỉ định thầu theo quy định tại Mục 4 Chương này;

b) Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu theo quy định tại Mục 5 Chương này;

c) Đề xuất kỹ thuật theo các quy định tại Chương II và Chương IV HSYC này;

d) Giá đề xuất chỉ định thầu theo quy định tại Mục 6 Chương này;

đ) Các tài liệu khác (nếu có).

Mục 4. Đơn đề xuất chỉ định thầu

Đơn đề xuất chỉ định thầu do nhà thầu chuẩn bị và được ghi đầy đủ theo Mẫu số 1 Chương III, có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu (người đại diện theo pháp luật của nhà thầu hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương III).

Trường hợp ủy quyền, để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền, nhà thầu cần gửi kèm theo các tài liệu, giấy tờ để chứng minh tư cách hợp lệ của người được ủy quyền, cụ thể như sau: Bản gốc Giấy uỷ quyền hợp lệ theo Mẫu số 2 Chương III hoặc bản sao Điều lệ công ty, Quyết định thành lập chi nhánh, Quy định phân cấp thẩm quyền… đã được chứng thực.

Đối với nhà thầu liên danh, đơn đề xuất chỉ định thầu do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký, trừ trường hợp trong văn bản thỏa thuận liên danh có quy định các thành viên trong liên danh thỏa thuận cho một thành viên thay mặt cho liên danh ký đơn đề xuất chỉ định thầu. Trường hợp từng thành viên liên danh có ủy quyền thì việc ủy quyền thực hiện như đối với nhà thầu độc lập.

Mục 5. Tư cách hợp lệ và tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu

1. Nhà thầu được coi là có tư cách hợp lệ khi đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại Điều 7 Luật Đấu thầu.

2. Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu

a) Đối với nhà thầu độc lập, phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của mình như sau:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh (bản sao có chứng thực);

- Hạch toán kinh tế độc lập;

- Cam kết về tình hình tài chính lành mạnh (bản gốc);

b) Đối với nhà thầu liên danh, phải cung cấp các tài liệu sau đây:

- Các tài liệu nêu tại điểm a khoản này đối với từng thành viên trong liên danh;

- Văn bản thỏa thuận liên danh giữa các thành viên theo Mẫu số 3 Chương III.

3. Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu

Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu được liệt kê theo các Mẫu số 4, 7, 8 Chương III. Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu liên danh là tổng năng lực và kinh nghiệm của các thành viên trên cơ sở phạm vi công việc mà mỗi thành viên đảm nhận, trong đó từng thành viên phải chứng minh năng lực và kinh nghiệm của mình là đáp ứng yêu cầu của HSYC cho phần việc được phân công thực hiện trong liên danh.

Mục 6. Giá đề xuất chỉ định thầu

1. Giá đề xuất chỉ định thầu là giá do nhà thầu nêu trong đơn đề xuất chỉ định thầu thuộc HSĐX sau khi trừ đi giảm giá (nếu có). Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì có thể nộp cùng với HSĐX hoặc nộp riêng song phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX. Giá đề xuất chỉ định thầu của nhà thầu phải bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu trong điều khoản tham chiếu của HSYC này.

2. Giá đề xuất chỉ định thầu được chào bằng VNĐ.

Mục 7. Thời gian có hiệu lực của HSĐX

Thời gian có hiệu lực của HSĐX phải đảm bảo theo yêu cầu là 60 ngày kể từ thời điểm hết hạn nộp HSĐX (được quy định trong Thư mời nhận HSYC chỉ định thầu).

Mục 8. Quy cách của HSĐX và chữ ký trong HSĐX

1. Nhà thầu phải chuẩn bị một bản gốc và 03 bản chụp HSĐX, ghi rõ “bản gốc” và “bản chụp” tương ứng.

Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và phù hợp giữa bản chụp và bản gốc. Trong quá trình đánh giá, nếu bên mời thầu phát hiện bản chụp có lỗi kỹ thuật như chụp nhòe, không rõ chữ, chụp thiếu trang, có nội dung sai khác so với bản gốc hoặc các lỗi khác thì lấy nội dung của bản gốc làm cơ sở.

2. HSĐX phải được đánh máy, in bằng mực không tẩy được, đánh số trang theo thứ tự liên tục. Đơn đề xuất chỉ định thầu, thư giảm giá (nếu có), các văn bản bổ sung, làm rõ HSĐX và một số biểu mẫu phải được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký, đóng dấu theo hướng dẫn tại Chương III.

3. Những chữ viết chen giữa, tẩy xóa viết đè lên bản đánh máy chỉ có giá trị khi có chữ ký (của người ký đơn đề xuất chỉ định thầu) ở bên cạnh hoặc được đóng dấu (nếu có).

Mục 9. Niêm phong và cách ghi trên túi đựng HSĐX

HSĐX phải được đựng trong túi có niêm phong bên ngoài (cách đánh dấu niêm phong do nhà thầu tự quy định). Trên túi đựng HSĐX nhà thầu ghi rõ các thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại của nhà thầu, tên gói thầu, “bản gốc” hoặc “bản chụp”.

Mục 10. Thời hạn nộp HSĐX

1. HSĐX do nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi đến địa chỉ của bên mời thầu nhưng phải đảm bảo bên mời thầu nhận được trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX: được quy định trong Thư mời nhận HSYC chỉ định thầu.

2. Trường hợp nhà thầu cần gia hạn thời hạn nộp HSĐX, nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu trước thời điểm hết hạn nộp HSĐX để bên mời thầu xem xét, quyết định.

Mục 11. Đánh giá và đàm phán HSĐX

1. Đánh giá HSĐX

Sau khi nhận được HSĐX của nhà thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá HSĐX theo các bước sau:

a) Kiểm tra tính hợp lệ của HSĐX, gồm:

- Tư cách hợp lệ của nhà thầu theo quy định tại Mục 5 Chương này;

- Tính hợp lệ của đơn đề xuất chỉ định thầu theo quy định tại Mục 4 Chương này;

- Có bản gốc HSĐX theo quy định tại khoản 1 Mục 8 Chương này;

- Thời gian có hiệu lực của HSĐX theo quy định tại Mục 7 Chương này;

- Thỏa thuận liên danh và các tài liệu hoặc yêu cầu khác kèm theo HSĐX (nếu có).

b) HSĐX của nhà thầu sẽ bị loại bỏ và không được xem xét tiếp nếu nhà thầu vi phạm một trong các điều kiện quy định tại khoản 1 Mục này hoặc một trong các hành vi bị cấm trong đấu thầu theo quy định tại Điều 12 của Luật Đấu thầu và khoản 3, khoản 21 Điều 2 của Luật sửa đổi.

c) Đánh giá kỹ thuật của HSĐX theo TCĐG quy định tại Chương II.

d) Đánh giá về tài chính bao gồm:

- Xác định giá đề xuất chỉ định thầu;

- Sửa đổi và hiệu chỉnh sai lệch (nếu có) theo quy định tại Điều 30 Nghị định 85/CP;

- Xác định giá đề nghị trúng chỉ định thầu.

2. Làm rõ, sửa đổi và đàm phán về nội dung HSĐX

Trong quá trình đánh giá HSĐX theo quy định tại khoản 1 Mục này, bên mời thầu mời nhà thầu đến giải thích, làm rõ, sửa đổi, bổ sung các thông tin cần thiết của HSĐX và đàm phán về các đề xuất của nhà thầu nhằm chứng minh sự đáp ứng của HSĐX theo yêu cầu của HSYC về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện nêu trong HSYC.

Ngoài ra, việc đàm phán còn bao gồm đàm phán về đề xuất tài chính, kể cả việc sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch đã thực hiện theo quy định tại điểm d khoản 1 Mục này (nếu có), xác định các khoản thuế nhà thầu phải nộp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đồng thời, nhà thầu phải khẳng định về sự huy động các chuyên gia để thực hiện các nội dung công việc như đã đề xuất, bất kỳ sự thay đổi nào về nhân sự đều phải đảm bảo cá nhân thay thế phải có năng lực và kinh nghiệm tương đương hoặc tốt hơn so với cá nhân đề xuất ban đầu và được chủ đầu tư chấp thuận.

Mục 12. Điều kiện đối với nhà thầu được đề nghị trúng chỉ định thầu

Nhà thầu được đề nghị trúng chỉ định thầu khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

- Có HSĐX hợp lệ;

- Được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật của HSYC căn cứ theo TCĐG;

- Giá đề nghị trúng chỉ định thầu sau đàm phán không vượt dự toán gói thầu được duyệt.

Mục 13. Thông báo kết quả chỉ định thầu

Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu, bên mời thầu gửi văn bản thông báo kết quả cho nhà thầu trúng chỉ định thầu và gửi kèm theo kế hoạch thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, trong đó nêu rõ các vấn đề cần trao đổi khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng (nếu có).

Mục 14. Thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng

Nội dung thương thảo, hoàn thiện hợp đồng bao gồm các vấn đề còn tồn tại, chưa hoàn chỉnh trong quá trình đàm phán về nội dung HSĐX quy định tại khoản 2 Mục 11 Chương này. Sau khi thương thảo, hoàn thiện hợp đồng thành công, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng. Trong trường hợp liên danh, hợp đồng được ký kết phải bao gồm chữ ký của tất cả các thành viên liên danh.

Mục 15. Kiến nghị trong đấu thầu

1. Nhà thầu có quyền kiến nghị về kết quả chỉ định thầu và những vấn đề liên quan trong quá trình chỉ định thầu khi thấy quyền, lợi ích của mình bị ảnh hưởng theo quy định tại Điều 72 và Điều 73 của Luật Đấu thầu, Chương X Nghị định 85/CP.

2. Trường hợp nhà thầu có kiến nghị về kết quả chỉ định thầu gửi người có thẩm quyền và Hội đồng tư vấn về giải quyết kiến nghị, nhà thầu sẽ phải nộp một khoản chi phí là 0,01% giá đề xuất nhưng tối thiểu là 2.000.000 đồng và tối đa là 50.000.000 đồng cho bộ phận thường trực giúp việc của Hội đồng tư vấn về giải quyết kiến nghị. Trường hợp nhà thầu có kiến nghị được kết luận là đúng thì chi phí do nhà thầu nộp sẽ được hoàn trả bởi cá nhân, tổ chức có trách nhiệm liên đới.

a) Địa chỉ nhận đơn kiến nghị của chủ đầu tư:

 Công ty TNHH MTV Động cơ và Máy nông nghiệp Miền Nam.

Khu phố 1, phường Bình Đa, TP. Biên Hòa, Đồng Nai;

Điện thoại :      (061) 3838727;        Fax: (061) 3837224

b) Địa chỉ nhận đơn kiến nghị của người có thẩm quyền:

Tổng công ty Máy động lực và Máy nông nghiệp Việt Nam

- Lô D, khu D1 - Phú Thượng - Tây Hồ - Hà Nội.

- Điện thoại :         (046) 2800802     ;         Fax: (046) 2800809

c) Địa chỉ bộ phận thường trực giúp việc của Hội đồng tư vấn:

Ban Quản lý dự án SVEAM

- Khu phố 1, phường Bình Đa, TP. Biên Hòa, Đồng Nai;

- Điện thoại :      (061) 3838727;      Fax: (061) 3837224;

Mục 16. Xử lý vi phạm - hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu

1. Trường hợp nhà thầu có các hành vi vi phạm pháp luật về đấu thầu thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý căn cứ theo quy định của Luật Đấu thầu, Luật sửa đổi, Nghị định 85/CP và các quy định pháp luật khác liên quan.

2. Quyết định xử lý vi phạm được gửi cho tổ chức, cá nhân bị xử lý và các cơ quan, tổ chức liên quan, đồng thời sẽ được gửi đến Bộ Kế hoạch và Đầu tư để đăng tải trên Báo Đấu thầu và trang thông tin điện tử về đấu thầu, để theo dõi, tổng hợp và xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Quyết định xử lý vi phạm được thực hiện ở bất kỳ địa phương, ngành nào đều có hiệu lực thi hành trên phạm vi cả nước và trong tất cả các ngành.

4. Nhà thầu bị xử lý vi phạm pháp luật về đấu thầu có quyền khởi kiện ra Tòa án về quyết định xử lý vi phạm.

XEM TIN TIẾP THEO HSMT

YÊU CẦU VỀ CHỈ ĐỊNH THẦU
HỒ SƠ YÊU CẦU CHỈ ĐỊNH THẦU THEO MẪU MỚI NHẤT

Trong hệ thống pháp luật đấu thầu hiện hành, chỉ định thầu là một trong những hình thức lựa chọn nhà thầu đặc thù, được áp dụng trong những trường hợp nhất định nhằm đảm bảo tiến độ, tính cấp bách hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt của dự án. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, việc lập Hồ sơ yêu cầu (HSYC) chỉ định thầu theo mẫu mới nhất cần được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định.

I. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA CHỈ ĐỊNH THẦU

Chỉ định thầu là hình thức lựa chọn trực tiếp một nhà thầu đáp ứng yêu cầu để thực hiện gói thầu mà không thông qua đấu thầu rộng rãi. Tuy không có yếu tố cạnh tranh như các hình thức đấu thầu khác, nhưng chỉ định thầu vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc: công khai, minh bạch, hiệu quả kinh tế và chịu sự kiểm soát chặt chẽ của pháp luật.

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là tài liệu do bên mời thầu lập để yêu cầu nhà thầu được chỉ định chuẩn bị hồ sơ đề xuất, làm cơ sở để xem xét, thương thảo và ký kết hợp đồng.

II. CĂN CỨ PHÁP LÝ MỚI NHẤT

Việc lập HSYC chỉ định thầu phải tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành như:

• Luật Đấu thầu 2023;
• Nghị định 24/2024/NĐ-CP (hoặc văn bản thay thế mới nhất);
• Thông tư của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành mẫu Hồ sơ yêu cầu;
• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt.

Đặc biệt, Luật mới siết chặt điều kiện áp dụng chỉ định thầu nhằm hạn chế lạm dụng và đảm bảo hiệu quả đầu tư.

III. CÁC TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC ÁP DỤNG CHỈ ĐỊNH THẦU

Theo quy định mới, chỉ định thầu chỉ được áp dụng trong một số trường hợp như:

1. Gói thầu cấp bách
   Ví dụ: Khắc phục sự cố thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn…
2. Gói thầu có tính đặc thù
   Chỉ có một nhà thầu có khả năng thực hiện do yêu cầu công nghệ, bản quyền hoặc bí mật kỹ thuật.
3. Gói thầu quy mô nhỏ
   Áp dụng theo ngưỡng giá trị quy định của pháp luật.
4. Gói thầu cần đảm bảo tính tương thích
   Ví dụ: Mua thiết bị bổ sung cho hệ thống đã có.

IV. NGUYÊN TẮC LẬP HỒ SƠ YÊU CẦU CHỈ ĐỊNH THẦU

1. Đảm bảo đúng căn cứ pháp lý
   Không được áp dụng chỉ định thầu nếu không thuộc các trường hợp cho phép.
2. Nội dung rõ ràng, minh bạch
   Yêu cầu phải cụ thể, tránh gây hiểu nhầm hoặc tạo lợi thế không hợp lý.
3. Không đặt điều kiện bất hợp lý
   Dù chỉ định thầu, vẫn phải đảm bảo công bằng và hợp lý.
4. Đảm bảo hiệu quả kinh tế
   Phải có cơ sở xác định giá hợp lý, tránh thất thoát ngân sách.

V. CẤU TRÚC HỒ SƠ YÊU CẦU CHỈ ĐỊNH THẦU (THEO MẪU MỚI)

1. Phần 1: Chỉ dẫn nhà thầu

Bao gồm các nội dung:

• Giới thiệu gói thầu;
• Phạm vi công việc;
• Thời gian thực hiện;
• Hướng dẫn lập hồ sơ đề xuất;
• Thời hạn nộp hồ sơ.

Ví dụ:
“Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất trước 15h00 ngày 10/05/2026 tại …”

2. Phần 2: Bảng dữ liệu

Ghi rõ:

• Tên gói thầu;
• Chủ đầu tư;
• Nguồn vốn;
• Hình thức hợp đồng;
• Thời gian thực hiện.

3. Phần 3: Yêu cầu về kỹ thuật

Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm:

• Mô tả chi tiết công việc;
• Thông số kỹ thuật;
• Tiêu chuẩn áp dụng;
• Yêu cầu về chất lượng.

Ví dụ:
“Thiết bị phải đạt tiêu chuẩn ISO, công suất ≥ 10kW…”

4. Phần 4: Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất

Thường áp dụng phương pháp: đạt/không đạt

Tiêu chí gồm:

• Năng lực;
• Kinh nghiệm;
• Kỹ thuật;
• Giá.

5. Phần 5: Điều kiện hợp đồng

Bao gồm:

• Giá hợp đồng;
• Thanh toán;
• Bảo hành;
• Phạt vi phạm.

6. Phần 6: Biểu mẫu

• Đơn đề xuất;
• Bảng giá;
• Cam kết;
• Hồ sơ năng lực.

VI. QUY TRÌNH CHỈ ĐỊNH THẦU

Quy trình thực hiện gồm:

1. Phê duyệt chủ trương chỉ định thầu
2. Lập và phê duyệt hồ sơ yêu cầu
3. Gửi hồ sơ yêu cầu cho nhà thầu
4. Nhận và đánh giá hồ sơ đề xuất
5. Thương thảo hợp đồng
6. Phê duyệt kết quả
7. Ký hợp đồng

VII. VÍ DỤ THỰC TẾ

Ví dụ:
Gói thầu sửa chữa máy CNC bị hỏng

→ Chỉ có hãng sản xuất mới sửa được
→ Áp dụng chỉ định thầu

HSYC cần ghi:

• Lý do chỉ định thầu
• Yêu cầu kỹ thuật
• Giá dự toán

VIII. NHỮNG SAI SÓT CẦN TRÁNH

• Lạm dụng chỉ định thầu
• Không có căn cứ pháp lý
• Yêu cầu kỹ thuật mơ hồ
• Không kiểm soát giá

IX. KẾT LUẬN

Hồ sơ yêu cầu chỉ định thầu là công cụ quan trọng giúp đảm bảo quá trình chỉ định thầu được thực hiện minh bạch, đúng pháp luật và hiệu quả.

Trong bối cảnh pháp luật ngày càng siết chặt, việc lập HSYC theo mẫu mới nhất đòi hỏi sự hiểu biết sâu về quy định, kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn.

Một HSYC tốt sẽ giúp:

• Rút ngắn thời gian lựa chọn nhà thầu
• Đảm bảo chất lượng gói thầu
• Hạn chế rủi ro pháp lý